107140, Москва, ул. Верхняя Красносельская, д.3, стр.5
Тел.: +7 (499) 929-83-71
Факс: +7 (499) 929-00-25

Новости:

19 сентября 2017 г.

Индекс качества

Исследование журнала «РЖД-Партнер».
18 сентября 2017 г.

Михаил Корнаухов посетил мероприятие «Закупки ОАО "РЖД". Открытый диалог 2017», прошедшее 13 сентября 2017 г. в Центре международной торговли.

Во встрече участвовали: президент ОАО «РЖД» Олег Белозёров, представители общественных организаций, руководители профильных подразделений ОАО «РЖД», представители бизнеса.
18 сентября 2017 г.

ЭТРАН ускоряет перевозки

Автоматическое согласование заявок, новая технология перемещения вагонов и электронный документооборот с Китаем — система ЭТРАН ОАО «РЖД» делает перевозки быстрее.
Главная » Пресс-центр » Публикации

Электронный документооборот с железной дорогой.

24 декабря 2007 г.
Журнал «Логистика и управлении».
Что умеет ЭТРАН, в каких случаях стоит подключаться в режиме АСУ-АСУ, какие перспективы использования электронно-цифровой подписи и многое другое.

Основные функции

ЭТРАН позволяет выполнять множество функций. В первую очередь – оформлять заявку на перевозку груза. Действующий порядок подразумевает, что грузоотправитель должен подавать заявку на перевозку груза на дорогу отправления груза. Нужно заполнить заявку на бумажном носителе, отвезти ее в управление дороги, либо в региональное агентство, либо на близлежащую станцию. После этого приходится ждать ее рассмотрения, согласования и результатов этого согласования. ЭТРАН позволяет грузоотправителю оформить заявку, никуда не выезжая, прямо со своего компьютера. В ЭТРАН виден текущий статус этой заявки: находится ли она на рассмотрении, либо согласована, либо отклонена, либо согласована с какими-либо изменениями и т. д. То есть грузоотправитель может видеть все, что происходит с его заявкой, в режиме реального времени.

Для разовых отправок сама железнодорожная накладная является публичным договором перевозки. Если клиент желает осуществлять перевозки на постоянной основе, то необходимо иметь договорные отношения с той железной дорогой, на которой он производит отправление либо получение грузов.

Существуют нормативные сроки рассмотрения заявок, которые, как правило, соблюдаются. Для случаев несоблюдения разработан порядок претензионной работы. Система ЭТРАН построена в полном соответствии с законами, на основании которых работает железнодорожный транспорт и полностью обеспечивает весь документооборот, которые ведется железной дорогой по организации перевозки грузов.


Дополнительные функции

Сейчас проходят работы по внедрению в ЭТРАН нескольких функций. Например, скоро клиент сможет посмотреть в режиме он-лайн состояние своего лицевого счета. Железная дорога работает на условиях предоплаты, и каждому клиенту заводится лицевой счет, который он пополняет деньгами. С этого лицевого счета в последующем происходит списание средств за перевозку либо за оказание дополнительных услуг.

Реализована функция «Накопительная карточка». В железнодорожных перевозках есть тариф от станции отправления до станции назначения – это те деньги, которые берет железная дорога за перемещение груза от точки до точки. Но есть еще множество дополнительных услуг: погрузка/выгрузка, пломбирование, взвешивание и пр. Они учитываются в  отдельном документе, который называется «Накопительная карточка». Вот эта карточка доступна пользователям системы.

Еще одна электронная форма, которой в последующем смогут пользоваться клиенты, – «Учетная карточка». Это своего рода отчет об исполнении заявки. Учетная карточка составляется по каждой поданной клиентом заявке и в ней фиксируется результат: заявка выполнена/не выполнена, у клиента есть претензии/нет претензий; если заявка не выполнена, то по чьей вине: либо клиент не привез груз, либо железная дорога не подала вагоны, либо наступили еще какие-то форс-мажорные обстоятельства.

Кроме того, частично введена функция «Корпоративный клиент». Сейчас в России немало компаний, имеющих головной офис в Москве, а на местах работающих с 5-6 железными дорогами.  Естественно, неразумно заставлять такие фирмы из Москвы взаимодействовать с каждой дорогой в отдельности, когда можно действовать через центральный офис. В плане информационных систем подобные решения уже есть – корпоративные клиенты могут заключать договор на установку системы ЭТРАН непосредственно с ОАО «РЖД» в лице Центра фирменного транспортного обслуживания и подавать заявки на перевозку из Москвы.


Кому это интересно

В первую очередь в ЭТРАН заинтересованы те клиенты, которые осуществляют регулярные масштабные перевозки по железной дороге, то есть грузоотправители. Спектр услуг системы по автоматизации подачи заявок о оформлению перевозочных документов ориентирован исключительно на них.

Безусловно, ЭТРАН представляет интерес и для экспедиторов. Им система позволяет видеть и отслеживать перевозки, которые они экспедируют и по которым являются плательщиками. Их интересует в первую очередь возможность контроля оплаты перевозок. Ведь для железной дороги экспедитор – это тот, кто платит за перевозку, и чьи реквизиты указаны в железнодорожных документах в графе «Плательщик». У экспедиторов есть возможность видеть состояние своего лицевого счета и следить за тем, как происходит начисление и списание средств. Также им будет доступен ряд услуг, связанных с пересечением грузом границы и т. п.

Грузополучатели отслеживают подход грузов в свой адрес. Если с какой-то станции оформился документ в адрес грузополучателя, последний увидит это в системе. Он может отслеживать его приближение и рассчитать, когда его ждать груз.

С операторами подвижного состава в настоящий момент у железной дороги отношений нет, они взаимодействуют с железной дорогой через грузоотправителя: по действующим правилам грузоотправитель должен найти себе вагоны у оператора и с этим вагонами обратиться на железную дорогу. Но в ближайшем будущем ЦФТО ОАО «РЖД» собирается предложить операторам определенную схему работы, в которой ведущую роль как раз будет играть система ЭТРАН. Речь идет об автоматическом оформлении документов при отправке подвижного состава. Ведь в порожний рейс, так же как и в груженый, вагоны операторов должны уходить по документам . И не железная дорога решает, куда после выполнения рейса отправлять порожние вагоны, а их владелец. Таким образом, либо на каждой станции оператор должен держать своего сотрудника для оформления документов, либо он может кому-то передоверить эту функцию. Сейчас разработана и утверждена технология с использованием системы ЭТРАН, позволяющая организовать безбумажный документооборот. Теперь оператору нет необходимости держать на станции отправления порожнего рейса сотрудников либо доверенных лиц — он может из своего центрального офиса через систему ЭТРАН оформить документ на порожний вагон. Документ попадает в товарную контору или агентство станции отправления и является поручением. Он распечатывается, уже заверенный электронно-цифровой подписью (о ней будет рассказано ниже), и служит основанием для того, чтобы железная дорога переместила порожняк туда, куда необходимо. Эта технология оформления порожних вагонов уже была апробирована. И в ближайшее время услуга будет предложена всем компаниям-операторам, действующим на рынке.


Как установить ЭТРАН

Организацией-разработчиком системы ЭТРАН является компаний «ИнтэлЛекс». Возможностей подсоединения к системе несколько.

Самый простой – установка ЭТРАН на предприятии грузоотправителя либо экспедитора. Подразумевается непосредственная установка физических автоматизированных рабочих мест (АРМ), связь посредством Интернет при соблюдении необходимой защиты информации. Этот вариант удобен для мелких и средних компаний. Если речь идет о серьезных промышленных предприятиях, грузоотправителях, которые имеют собственные автоматизированные системы, то встает вопрос интеграции – пакетного обмена данными между системами ЭТРАН и системой грузоотправителя.

Система ЭТРАН не приобретается, она устанавливается ОАО «РЖД» безвозмездно. Оплачиваются работы по подключению (то есть непосредственно услуги вычислительных центров железной дороги), по установке программного обеспечения, и отдельно необходимо приобрести ПО для защиты информации (стоимостью порядка $200-250). Также будут небольшие расходы, связанные с текущим поддержанием системы (раз в год по договору).

В системе не требуется обновления версий. Ее принципиальное отличие от других программных продуктов в том, что она построена на принципе «клиент-сервер». ЭТРАН находится» в Главном вычислительном центре в Москве. С рабочих мест железнодорожных агентов, товарных кассиров либо с компьютеров внешних пользователей– грузоотправителей идут всего-навсего обращения к этой центральной базе.


Электронно-цифровая подпись

До недавнего времени каждую поданную заявку нужно было обязательно распечатать, заверить печатью и доставить на железную дорогу. Но это требование действовало до принятия Федерального закона «Об электронно-цифровой подписи» (ЭЦП). Сейчас проведены технические и технологические работы, и клиенты могут подключаться к системе ЭТРАН с электронно-цифровой подписью. Поэтому бумажного подтверждения заявки в этом случае уже не требуется. Пока, правда, ЭЦП действует только в заявках на перевозку.

Для конечного пользователя использование электронно-цифровой подписи никак не изменяет процедуру подачи заявки – он заполняет на компьютере форму и в конце кликает «Заверить ЭЦП». Система сличает шифровые коды у грузоотправителя и у железной дороги. В случае судебного разбирательства, если окажется, что они не совпадают, значит, либо одной, либо другой стороной в документ были внесены изменения, то есть кто-то недобросовестно отнесся к сотрудничеству.

В ближайшее время в ЭТРАН планируется переход к оформлению перевозочных документов с использованием ЭЦП. То есть клиент сможет сначала оформить заявку на перевозку, получить ее согласование, после чего создать в системе заготовку накладной, в которой указать конкретный груз, станции отправления и назначения, дату. Накладная, оформленная в электронном виде, появится на рабочем месте у того товарного кассира/агента, со станции которого нужно осуществить перевозку. И в тот момент, когда грузоотправитель с грузом приедет на станцию, заготовка его накладной уже будет находиться у товарного кассира, которому остается только сверить оригинал с уже имеющейся электронной версией и поставить соответствующие отметки.

Следующим шагом является переход на безбумажный документооборот с применением ЭЦП. Эта технология уже адаптирована на ряде российских железных дорог.


История и перспективы

Первоначально ЭТРАН создавался как единая система оформления перевозочных документов ОАО «РЖД». Информационная система, построенная 25-30 лет назад, представляла собой совокупность локальных АРМов, которые обменивались данными между собой. Скажем, клиент подает заявку со всеми необходимыми характеристиками: станция отправления, станция назначения, груз и т.д. После этого появляется накладная, содержащая все те же самые параметры и дополняемая некоторыми другими. Затем заводится вагонный лист, в который переходят многие реквизиты из накладной. Потом создается накладная на выдачу груза – опять-таки реквизиты в большинстве своем одни и те же. Следующий документ – это лицевой счет, в который переходят суммы из предыдущего документа. Один АРМ обеспечивал заявку, второй – накладную, третий – вагонный лист и т. д. В лучшем случае они между собой взаимодействовали, в худшем – просто передавался от одного сотрудника к другому бумажный носитель, и каждый сотрудник перебивал из него данные в свой документ. Стоит ли говорить, что при этом были неизбежны ошибки, в том числе серьезные – например, неверно указанный вес груза влечет за собой неправильный расчет тарифа, что приводит соответственно к ошибочному выставлению счета клиенту.

На постоянном перебивании одних и тех же данных на железной дороге было задействовано огромное количество персонала. То есть товарный кассир на станции отравления оформил документы. Ему приносили бумажный перевозочный лист, он его полностью перебивал, проводил все необходимые регламентные процедуры – и вот груз поехал и прибыл на станцию назначения вместе с бумажной копией (которая едет вместе с ним). Товарный кассир станции назначения брал этот документ и начинал его перебивать – вводить в свою базу, чтобы оформить груз как прибывший.

После того как появилась система ЭТРАН, единожды оформленный документ автоматически попадает в общую базу и хранится там. Когда груз приходит на станцию назначения, товарный кассир, вместо того чтобы набирать документ полностью, по его номеру получает его из базы. Если раньше на оформление уходило 10 мин., то сейчас 1 мин.

Возможности ЭТРАН позволяют прогнозировать, что в будущем все крупные, а также средние клиенты начнут взаимодействовать с железной дорогой через эту систему.

Участники рынка пока знают о системе ЭТРАН немного, поэтому у них возникает ряд вопросов, связанных с возможностью ее использования. На самые главные из них мы попросили ответить Михаила Корнаухова, генерального директора компании «ИнтэлЛекс», которая является разработчиком этого решения.

На кого в первую очередь ориентирована система ЭТРАН?

Набор функций, которые предоставляет система ЭТРАН, достаточно широк, поскольку она призвана обеспечить как собственный документооборот Системы фирменного транспортного обслуживания (СФТО) ОАО «РЖД», так и информационное взаимодействие с внешними клиентами железной дороги. Если говорить о внешних клиентах, то условно их можно разделить на три категории: грузоотправители, собственники подвижного состава и экспедиторы.

Для грузоотправителя основным преимуществом при подключении к системе ЭТРАН станет возможность ускорить вопросы согласования и оформления перевозки. Причем в зависимости от объема отправляемых грузов организация может выбрать один из двух вариантов подключения: установка автоматизированного рабочего места или интеграция ERP-системы предприятия с системой ЭТРАН посредством шлюзовых решений.

Экспедитору система ЭТРАН позволяет в режиме реального времени получать информацию о выполненных перевозках, счета за которые будут впоследствии предъявлены ему к оплате.

Для собственников преимущества использования автоматизированной системы ЭТРАН состоят в том, что они получают возможность самостоятельно оформлять документы на порожний рейс. С развитием механизма Электронной Цифровой Подписи возможности собственников будут расширяться.

В каких случаях имеет смысл производить интеграцию системы ЭТРАН и автоматизированной системы управления предприятием?

Использовать систему ЭТРАН отдельно или интегрировать с другими информационными системами, – это зависит от задач, которые ставит перед собой предприятие, и от объемов транспортируемых грузов. Если объем грузов небольшой (заявок меньше 10 в месяц) и понимание преимуществ оформления документов в электронном виде очевидно, то нужно установить одно или несколько автоматизированных рабочих мест (АРМ) с подключением к системе ЭТРАН. Если же объемы перевозок в компании достаточно большие (от 10 заявок и/или 100 вагонов в месяц) и уже есть ERP-система, то интеграция этой ERP-системы с ЭТРАН станет следующим закономерным шагом. Работу в режиме АСУ-АСУ обеспечит интеграционное решение ИС УЖДП (Интегрированная Система Управления Железнодорожными Перевозками) – инструмент для объединения в единое информационное пространство АСУ грузоотправителя и системы ЭТРАН ОАО «РЖД». Оформление железнодорожных перевозочных документов будет происходить автоматически, на основании планов производства (отгрузки, поставки и т.п.), и уже готовые документы будут передавать из АСУ грузоотправителя в ЭТРАН, что существенно упростит процесс оформления перевозок.

Подобная интеграция позволит экономить время на оформление перевозочных документов, прогнозировать загрузку мощностей предприятия, корректировать технологический процесс для достижения максимальной эффективности.

Какие возможности представляет интеграция с системой ЭТРАН в режиме АСУ-АСУ?

В режиме АСУ-АСУ возможен электронный документооборот по всем видам документов, оформляемых клиентами совместно с ОАО «РЖД». Можно также получать информацию из смежных систем (например, из Электронной Торговой Площадки Транспортных Услуг), а также на основании данных первичных документов строить сводные аналитические отчеты о состоянии железнодорожных перевозок и взаиморасчетов за перевозки.

Что касается заявок, интеграция АСУ грузоотправителя с системой ЭТРАН позволяет автоматически экспортировать в ЭТРАН заявки на перевозку, подготовленные в АСУ грузоотправителя, и импортировать из ЭТРАН в АСУ грузоотправителя результаты согласования этих заявок на стороне ОАО «РЖД», включая информацию о подразделении, должности и ФИО сотрудника, согласовавшего заявку, а также причину отказа в согласовании и предложения железной дороги по корректировке заявки.

Накладные, подготовленные в АСУ грузоотправителя, также можно автоматически экспортировать в ЭТРАН. Кроме того, можно импортировать из ЭТРАН результаты обработки этих накладных на стороне ОАО «РЖД», включая номер визы (накладные будут визироваться в электронном виде), провозные платежи и сборы.

Среди дополнительных функций существует возможность автоматически импортировать из ЭТРАН в АСУ грузоотправителя электронные данные других документов: учетные и накопительные карточки, остатки на лицевых счетах, конвенционные запреты и другую информацию, необходимую грузоотправителю.

Если говорить о смежных системах, то, например, ЭТП ТУ предлагает пользователям услуги по информированию о дислокации и операциях с грузами, вагонами, контейнерами, предварительному расчету провозной платы в оперативном режиме, проверке достоверности заполнения номера контейнера, вагона и т.д. Всю эту информацию можно получать автоматически в режиме АСУ-АСУ.

Есть ли ограничения на ERP-систему, с которой ЭТРАН может взаимодействовать в режиме АСУ-АСУ?

Мы не знаем таких ограничений. У нас есть опыт в интеграции с большинством ERP-систем, представленных на российском рынке: SAP R/3, Oracle e-Business Suite, Парус, Альфа, Axapta, Малахит, несколькими "самописными" системами.

Лучшая идея корпоративного календаря
Корпоративный календарь «Однажды в сказке» был высоко оценен экспертным советом конкурса «Серебряные нити СН-2017/SN-2017» и занял I место в номинации «Лучшая идея корпоративного календаря».
ИНТЭЛЛЕКС получил сертификат ISO 9001
Менеджмент компании соответствует мировым стандартам.
Специалисты ИНТЭЛЛЕКС показали, как работать в АСУ ОГСД
Дмитрий Порешин и Владимир Титов провели мастер-класс для сотрудников ФГП ВО ЖДТ России.
Календарь ИНТЭЛЛЕКС стал одним из лучших
Календарь «Однажды в сказке» получил диплом III степени в номинации «Фотообразы».
Михаил Корнаухов прочёл лекцию студентам МИИТ
Глава компании «ИНТЭЛЛЕКС» рассказал о системе ЭТРАН.